Digitaalinen osallisuus ja etäkehittäminen

Olemme jo vuosia hyödyntäneet etäkehittämistä ja digitaalisia mahdollisuuksia erilaisissa työpajoissa, koulutuksissa ja kehittämisen tukena, mutta tänä vuonna tämä on erityisesti korostunut johtuen vallitsevista etätyösuosituksista. Monissa projekteissamme kehittäminen on tehty kokonaan etänä tai keksimällä luovia tapoja tavata, kuten esimerkiksi puistokävelyn yhteydessä. Vastaan on tullut myös tilanteita, jossa fasilitaattori ja osa osallistujista ovat etänä, kun taas osa on kokoontunut paikan päälle. Tällöin kehitystyössä täytyy pystyä tehokkaasti työskentelemään sekä etänä, että paikan päällä, samalla osallistaen kaikkia tasapuolisesti.

Ammattitaidolla rakennetut etätyöpajat ovat tehokas keino kehittää yhdessä, ryhmäytyä, sitouttaa, osallistaa ja verkostoitua, kun etäkehittämisen mahdollisuuksista otetaan kaikki hyöty irti. Tähän on koottu muutamia ajatuksia siitä, mitä toimivassa etäkehittämisessä olisi huomioitava:

Kehittämisen tavoite: Kaikenlaisella kehittämisellä tulee aina olla päämäärä, visio siitä mitä halutaan aikaansaada, on se sitten muutosta nykyiseen toimintaan tai jotain hienovaraisempaa. Näin myös ’etä’-kehitettäessä, on heti aluksi hyvä käydä yhdessä läpi, mitä kehittämisellä halutaan saada aikaan ja miten saatuja tuloksia tullaan hyödyntämään, esimerkiksi konkreettisesti jatkokehittämisen tukena. Tavoitteet ja löydökset on hyvä kirjoittaa auki ja dokumentoida huolellisesti. Dokumentointi niin ikään voidaan tehdä joko yksin, yhdessä tai vaikkapa koostamalla projektin tuotokset videolle.

Etäkehittäminen: Tekniset haasteet ovat usein etätyöpajojen haittana. Tekniikan ja kehittämisympäristön testaamiseen ja läpikäyntiin on hyvä käyttää aikaa. Tämä helpottaa kehittämistä, ympäristöä/työkalua ei koeta ahdistavaksi ja näin ollen osallistujilla on helpompi keskittyä itse asiaan. Kehittämisympäristön (ja tekniikan) testaaminen kannattaa mahdollisuuksien mukaan tehdä etukäteen, ja fasilitaattorilla/vetäjällä on hyvä olla olemassa aina myös ’plan b’, sillä koskaan ei tiedä, mitä voi tulla vastaan, on se sitten haasteita sovellusten lataamisessa tai jännitys siitä, loppuuko nettiliittymän huolto ennen työpajan alkua. Eli kannattaa aina myös varautua muutoksiin ja yllättäviin tilanteisiin.

Yhteyden luominen: Toimivan tekniikan lisäksi on todella tärkeää luoda sellainen tunnelma ja ympäristö, joka on luottamuksellinen ja innostava. Se tukee kehittämistä ja auttaa ideoimaan vapaammin. Osallistujia kannattaa myös rohkaista kameran käyttöön, sillä on aina helpompi kehittää yhdessä, kun tiedetään, ketä toisessa päässä on.

Digitaalinen osallisuus: Yhteiskehittämisessä on tärkeää saada kaikkien ääni kuuluviin ja tämä pätee myös etänä tehtävään kehittämiseen, joten työvälineiksi/menetelmiksi kannattaa valita monenlaisia tapoja toimia. Näin kaikkien ajatukset saada tuotua esiin ja kirjattua ylös. Kannattaa kokeilla erilaisia sovelluksia/menetelmiä, aina visualisoinnista ja äänestyksiin, mutta nämäkin kannatta testata etukäteen. Valitse sekä kehittämiskohdetta tukevia että osallistujille sopivia sovelluksia/menetelmiä. Vaihtelevuus ja toiminnallisuus ylläpitää mielenkiintoa ja innostaa osallistumaan. Ole myös valmis muuttamaan suunnitelmaan siten, että kaikkien kommentit saadaan esille, esimerkiksi jos osallistujat eivät halua keskustella ja muista myös tarjota mahdollisuus ideoida anonyymisti.

”The more we can encourage participation, I think the better off we are”

– Barack Obama

Fasilitointi: Ideointi ja kehittäminen, varsinkin etäympäristössä tehtynä, vievät mennessään, joten kannattaa ottaa huomioon sekä tempo että tauotus. Kehittämistä varten tulee rakentaa selkeä rytmitetty aikataulu, jossa on tilaa niin verkostoitumiselle, kehittämiselle, vertaisoppimiselle, kokemusten jakamiselle kuin tauoillekin, mutta myös mahdollisille teknisille haasteille ja yllättäville tilanteille. Vaikka asiaa ja tekemistä olisi paljon, kannattaa kuitenkin miettiä työpajan pituutta ja mielummin jakaa kehittäminen vaikka kahdelle päivällä, kuin tehdä yksi liian pitkä työpaja.

Mikäli tarvitset apua digitaaliseen kehittämiseen ja palvelumuotoiluun, niin ole yhteydessä ja jutellaan.

By |joulukuu 6th, 2020|