Työpajojen järjestäminen ja fasilitointi ovat palvelumuotoilijalle arkipäivää. Työpajan järjestäminen vaatii kuitenkin paljon etukäteisvalmisteluita ja taustatyötä. Ohessa muutama perusasia, jotka ovat mielestämme jokaisen onnistuneen työpajan perustana:
Valitse työpajalle selkeä teema
Jotta työpajan tavoite olisi helpompi kommunikoida, myös osallistujille, kannattaa työpajalle valita selkeä teema ja ideointia ohjaavia kysymyksiä (esimerkiksi; miksi työpaja järjestetään, mikä on sen tarkoitus, mihin haetaan ideoita…).
Ongelmakohdat olisi lisäksi suositeltavaa pukea ”Kuinka” -kysymyksiksi, jolloin jo kysymyksen asettelulla saadaan rakennettua avoin ja innostava ilmapiiri, eli esimerkiksi ”kuinka voisimme tarjota paremman kokemuksen asiakkaillemme?”.
Kun teema on selkeä ja tiedostettu, auttaa se osallistujaa ymmärtämään roolinsa ja merkityksensä ideoinnissa. Teemat kannattaa pitää siis selkeinä ja yhtenäisinä, jolloin kaikki ovat ’kartalla’ siitä, mitä työpajalla halutaan saada aikaan, mihin ja kenen hyödyksi tuloksia käytetään. Kannattaa myös välttää liian laajoja teemoja, jotta työpajan aikana keskitytään olennaiseen.
Räätälöi työpajalle sopivat tekniikat
Yleisesti työpajoissa käytettävät tekniikat valitaan teemaan sopivaksi. Palvelumuotoilijan työkalupakasta löytyvät mm. brainstorming, brainwalking ja opera. Usein on hyvä käyttää useampaa kuin yhtä tekniikkaa parhaimman lopputuloksen saavuttamiseksi. Varaa työpajaa varten myös tarpeeksi ideointia edesauttavia materiaaleja ja sopiva tila.
Aikatauluta työpaja ennen – aikana – jälkeen (ja pysy siinä!)
Vaikka pyrkimyksenä olisikin luoda luova ilmapiiri ja kerätä mahdollisimman paljon erilaisia ideoita, on työpajan eteneminen hyvä aikatauluttaa. Ilman selkeää rakennetta ja aikataulutusta ideoinnissa voidaan jäädä junnaamaan paikalleen ja miettimään epäolennaista.
Huolehdi, että kaikki on valmiina ennen työpajan alkua (tila, materiaalit, saavutettavuus, tarjottavat, tekniikka) ja muista jättää aikatauluun särkymävaraa, eli tilaa kysymyksille ja mahdollisille keskeytyksille.
Työpajan lopuksi on hyvä vetää yhteen kokemukset ja kertoa osallistujille, miten tuloksia hyödynnetään jatkossa.
Käytä ulkopuolista fasilitaattoria
Työpaja hyötyy ulkopuolisesta fasilitaattorista, joka vie työpajaa eteenpäin ja osaa ohjata vaikeiden vaiheiden yli. Fasilitointi edesauttaa luomaan luottamuksellisen ja ideointiin sopivan ilmapiirin tarjoten erilaisia työkaluja innovointiin.
Fasilitaattori ohjaa hienotunteisesti työpajaa haluttuun suuntaan, jättäen tilaa vapaalle ideoinnille ja auttaen osallistamaan myös ne hiljaisemmat osallistujat.
…ja muista että, työpajasta työ vasta alkaa!
Työpajaa suunniteltaessa on hyvä työstää suunnitelma myös siitä, mitä tehdään työpajan jälkeen, kuten mitä osallistujille kerrotaan kehitystyön seuraavista vaiheista, kuka käsittelee työpajan tulokset, miten ne käsitellään ja miten tulokset saadaan konkreettisesti käyttöön ja mukaan kehittämiseen.
”It’s not your job to walk into the room with the right answer, but with a great question.” – Paul Bennett, Chief Creative Officer of IDEO